Algemene voorwaarden - OFFSITE

Fosbury and Sons NV

 

TUSSEN

Firma en/of particuliere persoon die een activiteit bevestigd gebaseerd op een offerte voorstel waarop vermeld staat dat onze algemene voorwaarden van toepassing zijn, alsook waar deze terug te vinden zijn.

Hierna genoemd de “Klant”

EN

Fosbury and Sons NV, vertegenwoordigd door de heer Van Gool Maarten,

Maatschappelijke zetel: Mechelsesteenweg 64 bus 401, 2018 Antwerpen

Exploitatie zetel: Mechelsesteenweg 271 bus 1.1, 2018 Antwerpen

 

Hiernagenoemd “Fosbury and Sons NV”

 

  1. Artikel 1 – Context en voorwaarden

1.1        Fosbury and Sons NV verleent een dienst die bestaat uit het verzorgen van een activiteit met inbegrip van catering (verplichte afname van spijzen en dranken) in de lokalen van de dienstverrichter voor bedrijven, organisaties en particulieren met bijhorende diensten. De type evenementen zijn gebonden aan de eigenschappen van elke ruimte welke onder artikel 2 wordt omschreven.

1.2            De bijbehorende diensten bestaan onder andere uit het klaarzetten van de gehuurde zalen volgens afgesproken opstelling, het ontvangen van de gasten, bedienen van dranken en algemene begeleiding van het evenement.

1.3            Het betreft hier een dienstverlening in uitvoering van artikel 18,§1, tweede lid, 11° van het BTW wetboek en de vrijstelling van artikel 44 § 3, 2° van het BTW wetboek is niet van toepassing;

1.4            De overige roerende goederen van Fosbury and Sons NV (tafels, stoelen, inrichting,...) mogen in het kader van voornoemde dienstverlening gebruikt worden;

1.5            Het gebruik van alle roerende en onroerende goederen staat onder toezicht van de dienstverlener tijdens de duur van het overeengekomen evenement;

1.6        Klant blijft ten allen tijde verantwoordelijk voor alle schade, hinder en overlast, veroorzaakt door de door hen ingerichte activiteit. Klant en zijn gasten worden geacht de gebruikte lokalen en eventuele uitrusting en apparatuur in oorspronkelijke toestand achter te laten.

1.7 Klant mag van volgende producten geen gebruik maken in de gemeenschappelijke ruimtes van Fosbury and Sons; banners, roll-ups, vlaggen, vuurwerk, confetti, glitters.

1.8 Alle evenementen die georganiseerd worden bij Fosbury and Sons worden via de online kalender getoond ter communicatie van verhuur.

 

Artikel 2 - Afspraken kalender

2.1 Klant plant een event volgens de overeengekomen gegevens via offerte, mail of bestelbon.  Daarin staat gestippeleerd: de datum, de overeengekomen prijs obv de gekozen zalen, dranken, cateringformule, technieken, aantal gasten, uren en mogelijke extra opties.

 

Artikel 3 – Boekingsvoorwaarden

3.1   Zaal wordt voor Klant in optie gezet na ontvangst van een gedetailleerde offerte. Hierin is vermeld: datum, uurverloop, aantal gasten, voorziene zalen, afname catering en dranken alsook eventuele andere besproken diensten.

3.2       Opties zijn gedurende 10 opéénvolgende dagen geldig. Deze periode gaat in na ontvangst van het eerste uitgewerkte voorstel. Indien Fosbury and Sons binnen deze optieperiode geen schriftelijke goedkeuring ontvangt van het gedetailleerd voorstel wordt de optie automatisch gelicht en wordt de zaal terug ter beschikking gesteld.

3.3       Bevestiging van het aantal gasten en uurverloop bij boeking van een meeting room dienen uiterlijk op dinsdag voorafgaande de week van de activiteit schriftelijk te worden medegedeeld aan Fosbury and Sons NV.

    Bevestiging van het aantal gasten en uurverloop bij boeking van de eventruimte (Lobby) dienen uiterlijk op 14 dagen voor de activiteit schriftelijk te worden medegedeeld aan Fosbury and Sons NV.

Tussen twee weken en één week voor de activiteit aanvaarden wij nog wijzigingen tot 30% verschil in het aantal gasten. Eén week op voorhand staat het aantal gasten definitief vast.

Laattijdig meegedeelde wijzigingen zullen als onbestaande worden beschouwd.

3.4       Een wijziging in het uurverloop alsook een vermindering of vermeerdering van het aantal gasten zal  aanleiding geven tot een aanpassing van de prijs ten opzichte van de eerder overeengekomen prijs.

 

Artikel 4 – Prijs - Betalingsvoorwaarden

4.1       De prijszetting voor de activiteit is bepaald via een op maat uitgewerkt offerte voorstel dat via offerte document, bestelbon of via mail kan gecommuniceerd worden die de klant via dezelfde weg kan bevestigen door ondertekening of bevestiging via email.

4.2       Het saldo dient betaald te worden binnen veertien (14) dagen na ontvangst van de factuur die wordt opgemaakt na de datum van het evenement.

4.3       De vermelde prijzen zijn steeds exclusief BTW, tenzij andersluidend vermeld. Geldend BTW tarief is 12% voor catering (food) en 21% voor zaalhuur, dranken en andere diensten.

4.4       Betalingen gebeuren ter zetel van Fosbury and Sons NV.

4.5       Fosbury and Sons NV behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien in geval van gevoelige wijziging van de marktprijzen van de producten.

4.6       In geval van niet betaling op de vervaldag, zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd zijn van 7%. Alle verdere stappen van rechtswege en de daaruit voortkomende kosten zullen voor rekening van de Klant voorzien worden.

4.7      Indien de klant opsplitsing wenst van de facturatie en het totaal aantal facturen is groter dan 2 en kleiner  dan 8 zal er een administratieve kost verrekend worden tbv 75€ excl btw, vanaf 8 facturen zal een kost tbv 125 € aangerekend worden.

 

Artikel 5  - Annulatievoorwaarden

5.1        Indien Klant na het schriftelijk bevestigen van de activiteit beslist om geen gebruik te maken van de faciliteiten, is een annuleringsvergoeding aan Fosbury and Sons verschuldigd. In geval van een annulering, is volgende vergoeding verschuldigd:
 

Bij annulering van een vergaderruimte;

  • tot 15 dagen voor de boeking  : 30% huur ruimte / 0% extra materiaal / 0% catering

  • tot 7 dagen voor de boeking : 50% huur ruimte / 0% extra materiaal / 0% catering

  • tot 3 dagen voor de boeking : 50% huur ruimte / 10% extra materiaal / 10% catering

  • de dag voor de boeking: 100% huur ruimte / 50% extra materiaal / 50% catering

  • de dag zelf van de boeking : 100% huur ruimte / 100% extra materiaal / 100% catering
     

Bij annulering van een eventruimte (Lobby);

  • tot 30 dagen voor het event  : 30% huur ruimte / 0% extra materiaal / 0% catering

  • tot 15 dagen voor het event : 50% huur ruimte / 0% extra materiaal / 0% catering

  • tot 7 dagen voor het event : 100% huur ruimte / 30% extra materiaal / 30% catering

  • tot 2 dagen voor het event : 100% huur ruimte / 50% extra materiaal / 50% catering

  • de dag voor het event of de dag zelf : 100% huur ruimte / 100% extra materiaal / 100% catering

 

Artikel 6  - Uitvoering van de overeenkomsten

6.1       Voor de uitvoering van haar verbintenissen, is het Fosbury and Sons NV toegelaten beroep te doen op derden.

6.2       Indien door onvoorziene omstandigheden sommige van de overeengekomen spijzen en dranken niet kunnen geleverd worden, dan behoudt Fosbury and Sons NV zich het recht voor het menu aan te passen met gelijkwaardige dranken en spijzen, zonder dat dit aanleiding kan geven tot prijsvermindering of schadevergoeding.

6.3       De Klant is verplicht zich in regel te stellen met, en verantwoordelijk voor het vervullen van, alle administratieve verplichtingen voor de activiteit die hij organiseert.

6.4       De Klant is integraal verantwoordelijk voor de door hem in de ter beschikking gestelde infrastructuur geplaatste en gestalde goederen en producten en dient in te staan voor verzekeringen dienaangaande. In ieder geval kan Fosbury and Sons NV, of enige van haar vertegenwoordigers, bestuurders of werknemers of enige met haar verbonden vennootschap, nooit verantwoordelijk worden gesteld voor schade of verlies van deze goederen en/of producten.

6.5       De Klant is integraal verantwoordelijk voor het handelen of nalaten van zijn vertegenwoordigers, werknemers en gasten en dient in te staan voor alle nuttige verzekeringen dienaangaande. Fosbury and Sons NV is gerechtigd ten allen tijde bewijs van de polis én de premiebetaling op te vragen.

6.6       De Klant vrijwaart Fosbury and Sons NV en haar bestuurders en vertegenwoordigers en werknemers voor enige aanspraken welke rechtstreeks jegens hen zouden kunnen worden gesteld door gasten, vertegenwoordigers of werknemers van de Klant.

 

Artikel 7 -  Schade

7.1       Schade aan de installaties en de infrastructuur die door Fosbury and Sons NV ter beschikking wordt gesteld voor de activiteit valt solidair onder de verantwoordelijkheid van diegene die de schade heeft veroorzaakt én de Klant.

7.2       Bij gebreke aan schriftelijke en voorafgaande opmerkingen, wordt de Klant geacht de installaties en infrastructuur te hebben ontvangen in perfecte staat.

 

Artikel 8 - Rookverbod

8.1       Er geldt een volledig rookverbod te Fosbury and Sons en dit geldt ten allen tijde. Dit verbod wordt door onze mensen gehandhaafd. Wanneer er toch gerookt wordt, valt de verantwoordelijkheid en de boetes volledig ten laste van de Klant.

Fosbury and Sons behoudt zich het recht om overtreders de verdere toegang tot het gebouw te ontzeggen.

 

Artikel 9 -  Veiligheidsvoorschriften / geluidsoverlast

9.1       De Klant zal op eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen ter garantie van de veiligheid (o.a. brandpreventie, security e.d.) van de door hem georganiseerde activiteit.

9.2       De voorschriften inzake veiligheid, brandpreventie, geluidsoverlast, e.d. dienen stipt te worden nageleefd door de Klant. Bij gebreke waarvan Fosbury and Sons NV zich het recht voorbehoudt om de activiteit onmiddellijk stop te zetten, zonder dat de Klant aanspraak kan maken op enige schadevergoeding.

9.3       Fosbury and Sons NV is niet contractueel noch buitencontractueel aansprakelijk voor enige schade voortvloeiend uit de niet-naleving van de voormelde voorschriften inzake veiligheid, brandpreventie, geluidsoverlast, e.d.

 

Artikel 10 - Overmacht

10.1       Gevallen van overmacht, en om welke redenen ook, alle storingen en belemmeringen in het bedrijf en bij de afleveringen, alle onvoorziene gebeurtenissen bij Fosbury and Sons NV of bij de bedrijven of personen waar wij onze goederen betrekken, alle transport belemmeringen of vertragingen, voorts het niet leveren van de goederen door leveranciers, stakingen, uitsluitingen, uit- of invoerverbod of beperking, brand of ongevallen, mobilisatie, oorlog of onlusten of wetsbepalingen, geven ons het recht onze leverings- en uitvoeringsverplichtingen gedeeltelijk en definitief of tijdelijk te annuleren of op te schorten, zonder dat Fosbury and Sons NV (of enige van haar vertegenwoordigers, werknemers of bestuurders) aansprakelijk kan worden gesteld voor de hierdoor veroorzaakte schade.

 

Artikel 11 – Geschillen

11.1     Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht. Partijen zullen alle geschillen voortvloeiende uit deze overeenkomst eerst in der minne trachten te regelen te goeder trouw. De benadeelde partij zal binnen de veertien dagen de tegenpartij schriftelijk in gebreke stellen. Indien hieromtrent binnen de veertien dagen na het meedelen ervan geen oplossing wordt bereikt, dan zullen de voorzitters van beide organisaties samen proberen tot een vergelijk te komen. Indien zij op hun beurt niet tot een vergelijk komen dan zal het geschil gebracht worden voor de rechtbanken te Antwerpen.

Bij definitieve bevestiging van een event gaat de Klant eveneens akkoord met de algemene voorwaarden.

Elke partij verklaart toegang te hebben gehad tot deze informatie.

 

Voor Fosbury and Sons NV

Naam:  Van Gool Maarten        

Functie: Co-Founder