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Conditions générales - OFFSITE
Fosbury and Sons BXL Forêt de Soignes nv

 

ENTRE

L’entreprise et/ou le particulier confirmant une activité sur la base d'une proposition d’offre sur laquelle il est stipulé que nos conditions générales s’appliquent, et sur laquelle elles sont également reprises.

Ci-après dénommé le “Client

 

ET

 

Fosbury and Sons BXL Forêt de Soignes nv, représentée par monsieur Van Gool Maarten,

Siège social : Mechelsesteenweg 271 boîte 2.1, 2018 Anvers

Siège d’exploitation: Chaussée de la Hulpe 185, 1170 Watermael-Boitsfort

 

Ci-après dénommée “Fosbury and Sons

Article 1 – Contexte et conditions

1.1        Fosbury and Sons offre un service qui consiste à assurer une activité incluant le catering (fourniture obligatoire de boissons et de nourriture) dans les locaux du prestataire de services, pour les entreprises, les organisations ainsi que les particuliers, et assortie des services correspondants. Ces types d’évènements sont soumis aux particularités de chaque espace tel que décrit à l’article 2.

1.2        Font notamment partie des services correspondants : la préparation des salles louées conformément à la disposition convenue, la réception des invités, le service des boissons et l’encadrement général de l’évènement.

1.3        Il s’agit ici d’une prestation de services conforme à l’article 18,§1, deuxième alinéa, 11° du Code de la TVA et l’exemption visée à l’article 44 § 3, 2°du Code de la TVA n’est pas d’application ;

1.4        Les autres biens mobiliers de Fosbury and Sons (tables, chaises, aménagements...) peuvent être utilisés dans le cadre de la prestation de services précitée ;

1.5        L’utilisation de tous les biens mobiliers et immobiliers s’effectue sous la supervision du prestataire de services pendant toute la durée de l’évènement visé par le contrat ;

1.6        Le Client reste toujours responsable de toute détérioration, de toute nuisance ou de tout désagrément découlant de l’activité qu’il organise. Le Client et ses invités sont censés restituer dans leur état initial les locaux et les éventuels équipements utilisés.

1.7       Le Client ne peut utiliser les produits suivants dans les parties communes de Fosbury and Sons : bannières, roll-ups, drapeaux, feux d’artifice, confettis et paillettes.

1.8       Tous les évènements organisés chez Fosbury and Sons seront présentés, au travers du calendrier en ligne sur le website et app, afin de communiquer au sujet de la location.

  

Article 2 - Accords concernant le calendrier 

2.1        Le client planifie un évènement conformément aux données convenues dans le cadre de l’offre, d’un e-mail ou d’un bon de commande.  Y sont stipulés : la date, le prix convenu en fonction des salles choisies, des boissons, de la formule de catering, des aspects techniques, du nombre d'invités, de l’horaire et des options supplémentaires éventuelles.

Article 3 – Conditions de réservation

3.1        Après la réception d’une offre détaillée, le Client bénéficie d'une option sur la salle de son choix. Y sont stipulés : la date, l’horaire, le nombre d’invités, les salles mises à disposition, le catering et la fourniture de boissons ainsi que les autres services éventuellement convenus.

3.2        Les options restent valables durant 10 jours consécutifs. Cette période prend cours après la réception de la première ébauche de proposition. Si, au cours de cette période, Fosbury and Sons ne reçoit pas d’approbation écrite de la proposition détaillée, l’option est automatiquement levée et la salle est de nouveau mise à la disposition d’autres bailleurs éventuels.

3.3        Lors de la réservation de l’espace event, une estimation du nombre d’invités et de l’horaire doit être communiquée par écrit à Fosbury and Sons au plus tard 14 jours avant l’activité.
Lors de la réservation d'une salle de réunion, la confirmation du dernier nombre d’invités et de l’horaire doit être communiquée par écrit à Fosbury and Sons au plus tard une semaine avant le début de l'activité.

            Dans un délai d’une à deux semaines avant l’activité, nous tolérons des modifications du nombre d’invités
pour autant qu’elles n’excèdent pas les 20%. Une semaine avant l’évènement, le nombre d’invités est considéré comme définitif.

Les changements communiqués tardivement sont considérés comme nuls et non avenus.

3.4        Un changement dans l’horaire ainsi ou une augmentation du nombre d’invités engendreront une adaptation du prix initialement convenu.

 

Article 4 – Prix - Conditions de paiement

4.1       Lors de la confirmation d'une offre supérieure à €5.000, hors TVA, une facture d'acompte de 50% du prix total sera envoyée.

4.2        Le prix de l’activité est déterminé par une proposition d’offre établie sur mesure, pouvant être communiquée au moyen d’un document d'offre, d’un bon de commande ou par mail et que le client peut confirmer par le même canal, en signant ou en confirmant l’e-mail.

4.3        Le solde doit être payé dans les quatorze (14) jours suivant la réception de la facture établie après la date de l’évènement.

4.4        Les prix mentionnés s’entendent toujours hors TVA, sauf mention contraire. Le taux de TVA en vigueur est de 12 % pour le catering (nourriture) et de 21 % pour la location de la salle, les boissons et les autres services.

4.5        Les paiements s’effectuent au siège de Fosbury and Sons.

4.6        Fosbury and Sons se réserve le droit de revoir les prix en cas de changements significatifs des prix du marché des produits.

4.7        En cas de non-paiement à l’échéance, un intérêt de retard de 7 % sera réclamé de plein droit et sans mise en demeure. Les autres démarches légales et les frais y afférents seront à charge du Client.

4.8        Si le client souhaite un échelonnement de la facturation et si le nombre total de factures est supérieur à 2 et inférieur à 8, des frais administratifs à hauteur de 75 € HTVA seront portés en compte. À partir de 8 factures, ces frais se monteront à 125 € HTVA.

 

Article 5 - Conditions d’annulation

5.1        Si le client, après avoir confirmé l’activité par écrit, décide de ne pas utiliser les infrastructures, il sera redevable d’une indemnité d’annulation à Fosbury and Sons. En cas d’annulation, le montant de l’indemnité est calculé comme suit :

Si l’annulation concerne une salle de réunion ;

●    jusqu’à 15 jours avant la réservation : 30 % location de l’espace / 0 % matériel supplémentaire /
0 % catering

●    jusqu’à 7 jours avant la réservation : 50 % location de l’espace / 0 % matériel supplémentaire /
0 % catering

●    jusqu’à 2 jours avant la réservation : 50 % location de l’espace / 10 % matériel supplémentaire /
10 % catering

●    la veille de la réservation : 100 % location de l’espace / 50 % matériel supplémentaire / 50 % catering

●    le jour même de la réservation : 100 % location de l’espace / 100 % matériel supplémentaire / 100 % catering

Si l’annulation concerne un espace event (Lobby + Bar Giorgio) ;

●    jusqu’à 30 jours avant la réservation : 30 % location de l’espace / 0 % matériel supplémentaire /
0 % catering

●    jusqu’à 15 jours avant la réservation : 50 % location de l’espace / 0 % matériel supplémentaire /
0 % catering

●    jusqu’à 7 jours avant la réservation : 100 % location de l’espace / 30 % matériel supplémentaire /
30 % catering

●    jusqu’à 2 jours avant la réservation : 100 % location de l’espace / 50 % matériel supplémentaire /
50 % catering

●    la veille de l’event ou le jour même de l’event : 100 % location de l’espace / 100 % matériel supplémentaire / 100 % catering

 

Article 6  - Exécution des contrats

6.1        Afin de tenir ses engagements, Fosbury and Sons est autorisée à faire appel à des tiers.

6.2        Si, en raison de circonstances imprévisibles, une partie de la nourriture et des boissons convenues ne peut être livrée, Fosbury and Sons se réserve le droit d’adapter le menu avec des boissons et de la nourriture équivalentes, sans que cela ne donne lieu à une diminution du prix ou à un dédommagement.

6.3        Le Client est tenu de se mettre en règle et est responsable de l’acquittement de toutes ses obligations administratives pour l’activité qu’il organise.

6.4        Le Client est intégralement responsable des marchandises et des produits qu’il a placés et entreposés dans l’infrastructure mise à sa disposition et doit souscrire des assurances à cet effet. Fosbury and Sons ou l’un de ses représentants, administrateurs, travailleurs ou toute entreprise associée ne pourront en aucun cas être tenus responsable des dommages ou de la perte de ces marchandises et/ou produits.

6.5        Le Client est intégralement responsable des agissements ou des négligences de ses représentants, travailleurs et invités et doit souscrire toutes les assurances nécessaires à cet effet. Fosbury and Sons a en tout temps le droit d’exiger la preuve de la police et du paiement de la prime.

6.6        Le Client protège Fosbury and Sons ainsi que ses administrateurs, ses représentants et ses travailleurs contre toute réclamation que pourraient leur adresser directement des invités, des représentants ou des travailleurs du Client.

Article 7 - Sinistre

7.1        Tout sinistre au niveau des installations et de l'infrastructure mises à disposition par Fosbury and Sons dans le cadre de l’activité relèvera solidairement de la responsabilité de la personne l’ayant provoqué ainsi que de celle du Client lui-même.

7.2        Faute de remarques écrites préalables, le Client est censé avoir reçu les installations et les infrastructures en parfait état.

Article 8 - Interdiction de fumer

8.1        Une interdiction totale de fumer est en vigueur chez Fosbury and Sons et elle reste valable en tout temps. Cette interdiction est respectée par notre personnel. Si l’on fume malgré tout, la responsabilité incombe au Client et les amendes y afférentes sont également à sa charge.

Fosbury and Sons se réserve le droit d'interdire l’accès au bâtiment aux contrevenants.

 

Article 9 -  Consignes de sécurité / nuisances sonores

9.1        Le Client prévoira à ses frais des mesures suffisantes afin de garantir la sécurité (e.a. prévention incendie, sécurité...) lors de l’activité qu’il organise.

9.2        Les consignes en matière de sécurité, de prévention incendie, de nuisances sonores, etc. doivent être respectées à la lettre par le Client. En cas de manquement, Fosbury and Sons se réserve le droit de mettre immédiatement un terme à l’activité, sans que le Client puisse prétendre à l'un ou l’autre dédommagement.

9.3        Fosbury and Sons n’est pas responsable, que ce soit contractuellement ou non, de tout sinistre découlant du non-respect des consignes précitées en matière de sécurité, de prévention incendie, de nuisances sonores...

 

Article 10 - Force majeure

10.1      Les cas de force majeure, mais aussi et ce, quelle qu’en soit la raison, les pannes et les entraves au sein de l’entreprise et lors des livraisons, tous les évènements imprévisibles survenus chez Fosbury and Sons ou chez les entreprises ou personnes fournissant nos marchandises, tous les retards ou obstacles en matière de transport, ainsi que la non-livraison des marchandises par les fournisseurs, les grèves, les exclusions, les interdictions ou les limites d'importation ou d'exportation, les incendies ou les accidents, les mobilisations, la guerre ou les troubles ainsi que les dispositions législatives nous donnent le droit d’annuler nos obligations en matière de livraison et d’exécution, et ce partiellement et définitivement ou temporairement, sans que Fosbury and Sons (ou l’un de ses représentants, travailleurs ou administrateurs) puisse être tenu responsable du préjudice qui en découlerait.

 

Article 11 – Litiges 

11.1      Cet accord est régi par le droit belge. Dans un premier temps, les parties tenteront de régler de bonne foi et à l’amiable tous les litiges découlant du présent accord. La partie lésée transmettra une mise en demeure écrite à la partie adverse dans un délai de quatorze jours. Si, dans les quatorze jours suivant cette communication, aucune solution n’a pu être trouvée, les présidents des deux organisations tenteront de parvenir ensemble à un accord. S'ils ne parviennent pas non plus à un accord, le litige sera porté devant les tribunaux d’Anvers.

 

Lors de la confirmation définitive d’un évènement, le Client exprime également son accord vis-à-vis des conditions générales. 

Chaque partie déclare avoir eu accès à cette information. 

Pour Fosbury and Sons BXL Forêt de Soignes nv 

Nom :  Van Gool Maarten             
Fonction : Cofondateur